Как работать лучше, а делать меньше

Ученые раскрывают семь смертных грехов продуктивности — от каких вещей следует отказаться, чтобы работать быстрее и качественнее, а уставать не так сильно. 

Вернемся в прошлое самостоятельного подростка, которому очень нужны деньги. Ему приходится работать и учиться примерно 20 часов в день: сначала сидеть в школе или колледже, пытаться сделать домашку во время перемен (или списать вчерашнюю), а после образовательных тягот сдавать себя в аренду какой-нибудь грязной забегаловке, постигая на своей шкуре прекрасный мир общепита и сферы услуг. Взрослые могут устроиться на нормальную работу, в этом и заключаются их основные привилегии. Но даже они не всегда понимают, что впахивать до седьмого пота — не значит работать эффективно. 

Представьте себе владельца малого бизнеса, который работает, не покладая рук. Трудолюбие не поможет ему выдержать конкуренцию с крупными компаниями, которые занимаются тем же. Время — это ограниченный ресурс. Предприниматель может работать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю (на большее никто не способен, тут ничего не поделаешь). Но его или ее конкурент потратит больше денег на проект и соберет команду лучших специалистов в своей области. Тогда почему малые предприятия могут делать то, что не получается у крупных корпораций? Например, Snapchat, дерзкий стартап из тридцати работников, отклонил предложения таких гигантов, как Facebook и Google, которые хотели подмять его под себя. Часть успеха таких стартапов, конечно, основана на удаче. Но оставшаяся часть — на эффективности. 

Возможно, некоторые из принципов «умной работы» вам уже знакомы. Проверьте этот список и откажитесь от вещей, которые превращают вашу работу в каторгу. 


1. Перестаньте работать сверхурочно, лучше поспите





Задумывались ли вы над тем, откуда взялась 40-часовая рабочая неделя? В 1926 году небезызвестный американский промышленник Генри Форд, основатель Ford Motor Company, провел эксперимент и выяснил, что уменьшение трудовых часов с 10 в день до 8 и сокращение рабочей недели с 6 дней до 5 приводят к росту производительности.

Чем больше вы работаете, тем менее эффективными вы становитесь как в долгосрочной, так и в краткосрочной перспетиве. В 1980 году вышла статья The Business Roundtable, озаглавленная «Влияние сверхурочной работы на проекты» (Scelduled Overtime Effect on Construction Projects). В ней недвусмысленно сообщалось, что когда вы работаете по 60 часов в неделю дольше, чем два месяца, то уровень производительности падает, и это может быть причиной многочисленных проблем с завершением проекта. Все затянется настолько, что с тем же успехом можно было работать по 40 часов в неделю и уложиться в запланированный дедлайн, а не сорвать его. 

В статье для AlterNet журналист Сара Робинсон ссылается на исследование, проведенное американскими военными, которое показало, что потеря одного часа сна в сутки вызывает уровень когнитивной деградации, эквивалентный тому, как если бы вы на работе прикладывались к бутылке. Это несправедливо, что вас могут уволить за пьянство на рабочем месте, но считается нормальным сидеть в офисе допоздна и давать проекты на дом. 

Неважно, справитесь ли вы со своими обязанностями на следующий день после бессоной ночи: вряд ли вы будете чувствовать радость и оптимизм, не правда ли? День плохого настроения, два дня плохого настроения — в итоге получаем переутомление и перманентно никудышное состояние. Даже в Симс так нельзя эксплуатировать своего персонажа. Но если вам абсолютно наплевать на свое настроение, ибо дела важнее, подумайте о том, что вы не сможете использовать эмоциональный интеллект, который сейчас признан таким же важным, как и способность решать задачки на продолжение числового ряда для подсчета IQ. 

 

Знали ли вы
 

— Леонардо да Винчи спал несколько раз в день, чтобы меньше спать ночью. 

— Французский император Наполеон ежедневно практиковал перерывы на дневной сон. 

— Томас Эдисон немного смущался из-за этой своей привычки, но тоже исповедовал сей ритуал. 

— Элеонора Рузвельт, жена президента Франклина Д. Рузвельта, дремала перед выступлениями, чтобы набраться сил и энергии. 

— Джин Отри, «Поющий Ковбой», регулярно пытался спать в гримерке между выступлениями. 

— Нефтяной промышленник и меценат Джон Д. Рокфеллер каждый день посапывал в своем кабинете. 

— Про то, как ревностно к своему дневному сну относился Уинстон Черчилль, слышали все. 

— Президент Линдон Джонсон всегда ложился вздремнуть в 15.30, чтобы разбить день на две половины. 
 

2. Не говорите «да» слишком часто


Многие помнят прицип Парето: 20% усилий дает 80% результатов. Оставшиеся 20% результатов потребуют 80% усилий. Но многие ли пользуются этим? Всегда хочется сделать все идеально, чего бы это ни стоило. Эффективная же стратегия состоит в том, чтобы сосредоточиться на делах, которые принесут большую часть результатов, и отказаться от всех остальных. У вас появится гораздо больше времени, чтобы качественно сделать важную работу. Нужно перестать говорить «да» тем делам, которые приносят мало результатов или вообще не приносят. 

«Разница между успешными людьми и очень успешными состоит в том, что очень успешные люди говорят «нет» почти всегда», — говорил Уоррен Баффет. Таким образом, встает вопрос, когда все-таки соглашаться? Здесь нет универсального подхода: нужно следить за своим рабочим процессом и выявлять закономерности. Лучше потратить какое-то время на исследование и оптимизацию, чем спустить свои трудовые часы в унитаз впоследствии. 


Большинство из нас соглашается на дополнительную работу даже вопреки здравому смыслу, потому что это бывает проще, чем отказать. Никто не хочет быть плохим парнем или дрянной девчонкой. Но когда-нибудь надо этому научиться. 

В исследовании 2012 года, опубликованном в Journal of Consumer Research, ученые разделили 120 студентов на две группы. Одна группа должна была говорить себе «я не могу делать X», а другая «я не делаю X». Были получены интересные результаты: студенты, которые сказали себе «я не могу есть шоколад», слопали его в 61% случаев. А студенты, которые говорили «Я не ем шоколад», сорвались только в 36% случаев. Так что в следующий раз, когда начальник попросит остаться на работе подольше, говорите не «я не могу остаться, у меня болеет дедушка», а «я не остаюсь на работе, потому что это принципиально — иначе завтра я буду работать хуже». 
 

3. Не полагайтесь только на себя — учитесь просить помощи


Многие управляющие рассказывали об одном удивительном переживании, которое им довелось испытать, когда они взваливали все на себя и в итоге, не справившись с обязанностями, «перегорали»: заболевали или были вынуждены взять отпуск. А их предприятие, тем временем, само справлялось со всеми проблемами, и сроки вовсе не летели ко всем чертям, как этого стоило ожидать. Людской ресурс очень важен. 

Допустим, вы устали пинать своих маркетологов и усталых креативщиков, чтобы они выдумали вам очередной потрясающий концепт для рекламы фирменного продукта. Спросите лучше у самих потребителей! По статистике, пользовательское видео на YouTube просматривается в 10 раз чаще, чем брендовые видео, генерируемые компаниями. 


Успешный маркетолог не заботится о том, как делать качественный контент — он создает сообщество, которое непрерывно генерирует этот контент для него. Очень важно понимать: нет ничего постыдного в том, чтобы обращаться за помощью в случае необходимости. Мы не можем все делать сами. Всегда лучше, чтобы человек, который делает работу эффективнее, взял на себя часть задач, которые ставят вас в тупик. Вместо этого вы сможете сосредоточиться на тех делах, которые идут у вас гладко и не вызывают трудностей. Не нужно тратить время, мучительно пытаясь что-то выяснить — пусть эксперты предложат решение. 

Если ваши друзья и коллеги не могут вам помочь, даже их присутствие рядом, в случае чего, вдохновит вас и сделает продуктивнее. «Есть концепция в лечении СДВГ (Сидром дефицита внимания и гиперактивности), которая называется «двойное тело», хоть это и звучит немного странно», — говорит Дэвид Ноувелл, доктор философии, клинический нейрофизиолог из Вустера, штат Массачусетс, — «Люди с СДВГ делают больше, когда рядом кто-то есть, даже если он не является их коучем и никак не помогает». Если вы столкнулись с трудной или скучной задачей — разобрать шкаф, например, или привести в порядок счета, позвольте своему другу ошиваться рядом. Если он будет петь дурацкие песни или жонглировать коробками от пиццы — терпите. 
 

4. Избавьтесь от перфекционизма


«Мы обнаружили, что перфекционизм — главная помеха наших профессоров в их нелегкой научной работе. Чем больше ученый склонен к перфекционизму, тем меньше от него толку», — говорит Саймон Шерри, профессор психологии в университете Далхаузи, который опубликовал свое исследование продуктивности в журнале University Affairs. Он обнаружил такую корреляцию: чем выше уровень перфекционизма, тем ниже эффективность работы. 

Как можно догадаться, это касается не только ученых, а всех людей, которые пытаются добиться нереального совершенства: 

1. Они тратят больше времени, чем требует задача. 
2. Прокрастинируют в ожидании идеального момента. В бизнесе, даже если это идеальный момент, может быть уже слишком поздно. 
3. Они упускают из вида всю картину в целом, фокусируясь на мелочах. 
4. Склонность преувеличивать недостатки и принижать достоинства снижает рабочий настрой. 


Еще немного о прокрастинации и мучительных мелочах: учитесь действовать, несмотря на свои ошибки. Даже мутная идея — это достаточно хорошо для начала, ведь идеи вообще не могут быть кристально чистыми, когда они стучатся в голову. Если вы начали что-то делать и первые результаты выходят странными, это тоже нормально.

Допустим, вам нужно написать статью. У вас есть какое-то представление, о чем она будет, но довольно расплывчатое. Это может быть мнение по какому-то вопросу, теоретическое исследование или история, которой вы хотите поделиться. Вам не нужно знать заранее, какова будет структура текста, сколько тысяч знаков, как долго вы будете ее писать или где найти идеальный эпиграф. Все, что вам нужно — это маленький туманный кусочек, достаточный для того, чтобы начать. Как только он окажется на бумаге (или на экране компьютера, что более вероятно), вам придет в голову идея следующего кусочка, и так далее. Вскоре вы обнаружите, что ваша статья буквально написала себя сама.    

Перестаньте гнаться за ясностью. Вам просто нужно чувствовать, что есть что-то интересное, о чем вы могли бы написать, и что это может быть интересно другим. Ждать, пока в мыслях выстроится идеальная комбинация, довольно глупо. Четкое представление, скорее всего, не придет — а если и придет, то может оказаться неверным. Например, вам может начать казаться, что ваша замечательная идея вовсе не так хороша, как казалась на первый взгляд. 

Точно так же обстоят дела и с другими видами деятельности. Просто делитесь своими мыслями и талантом с миром, и смотрите, как он реагирует. Сомнения и непредсказуемость, невозможность достичь абсолютного совершенства — это прекрасно. Будьте неуверенным и продолжайте действовать. Даже если вы наделаете глупостей и ошибок... серьезно, кого это волнует? Если избегать ошибок, придется отказаться от личностного роста и самообразования вообще. Празднуйте свои ошибки и гордитесь ими, если не хотите, чтобы все ваши «завтра» были такими же, как «вчера».


5. Перестаньте совершать повторяющиеся действия и автоматизируйте их



Согласно результатам исследования, проведенного Tethys Solutions, пять человек, которые провели 3%, 20%, 25%, 30% и 70% своего времени на выполнение повторяющихся, рутинных задач, уменьшили свою продуктивность соответственно на 3%, 10%, 15%, 15% и 10%. 

Совсем не обязательно быть клёвым программистом для того, чтобы автоматизировать тупые скучные действия, отнимающие у вас кучу времени. Конечно, полезно уметь кодить и иметь для этого все условия, но это требуется не всегда. Не умеете сами писать программу — купите ее. 

Люди часто забывают о важности времени. Вы тоже, как правило, делаете вещи вручную, потому что это легко и почти не требует приложения интеллектуальных усилий? Вы без труда зальете в инстаграм компании тридцать изображений вручную. Но если вам нужно управлять тридцатью тысячами изображениями и видеороликами на пяти разных платформах, то вам необходимо хорошее программное обеспечение по управлению всем этим добром. Если вы все еще не можете найти решение, наймите эксперта, чтобы он вам помог (см. пункт 3). Это нормально — тратить деньги, чтобы делать деньги, потому что время — это ваш самый ценный ресурс. 

Проверьте также библиотеки скриптов GitHub или Google. Часто вы можете найти там готовый к использованию продукт с открытым исходным кодом, и потребуется очень мало знаний в области программирования, чтобы его оттуда свистнуть и использовать для своих нужд. 
 

6. Не гадайте на кофейной гуще: принимайте решения, основанные на данных



Вы ведь умеете настраивать свой сайт для того, чтобы он привлекал внимание поисковых систем? Тогда вы на верном пути — в оптимизации нуждается вся ваша работа, если вы хотите максимально раскрыть свой потенциал. 

Читайте научные статьи — там подробно расписаны ответы на многие повседневные вопросы, вам даже не нужно ничего делать. Например, знаете ли вы, что большинство людей легче отвлекаются от работы с полудня до четырех вечера? Эта, казалось бы, случайная статистика — результат недавних исследований во главе с Робертом Матчоком, доцентом психогии пенсильванского университета. 

Если вы не можете найти нужную статью, проведите исследование сами. Даже если ваши методы будут далеки от строгих критериев науки, базовые знания в области статистики и проведения экспериментов, а также ваше любопытство и настойчивость помогут вам получить нужную информацию. Да что там, элементарный опрос в социальной сети уже может дать неожиданные результаты, а комментарии людей — раскрыть глаза на проблемы, которые вы игнорировали. 

Постоянно спрашивайте себя, что еще в своей работе вы можете измерить и оптимизировать. 


7. Проводите какое-то время в одиночестве



 

И нет, не в офисе, оставшись там последним. Многие люди не понимают, что находятся в своеобразной коробке, когда слишком сосредотачиваются на своем деле. Между тем, очень важно на какое-то время отстраниться и побыть одному. Одиночество полезно и для мозга, и для души, утверждают специалисты из Boston Globe. 

Люди имеют более прочные и подробные воспоминания о том времени, которое они провели «сами по себе». Одиночество делает человека более способным к эмпатии по отношению к другим. И хотя никто не будет спорить, что изоляция, особенно на ранних порах формирования личности, может быть нездоровой, определенное количество времени, которое вы посвящаете только себе, не только будет понимать вам настроение, но и повысит продуктивность. Важно, чтобы у вас было время на размышления. Мы часто находим решения, когда не ищем их. 

Блестящий математик Анри Пуанкаре вспоминал такой эпизод из своей жизни: «Мы сели в омнибус, собираясь совершить прогулку. В момент, когда я запрыгивал на подножку, мне пришла в голову идея, безо всяких, казалось бы, предшествовавших раздумий с моей стороны». Не спешите, однако, увольняться с работы и бесцельно бродить по городу днями и ночами в надежде, что вам тоже придет в голову гениальная теорема. Пуанкаре предупреждает, что бессознательная работа «возможна или, по крайней мере, плодотворна лишь в том случае, когда ей предшествует и за ней следует сознательная работа». 

Конечно, невозможно стать более продуктивным в одночасье. Как и все в жизни, это требует усилий, но ничего не изменится, если просто сидеть и ждать. Если вы узнаете больше о своих слабых и сильных сторонах, то поймете, как лучше расходовать энергию, чтобы быть успешным и счастливым одновременно. 


Метки

Статьиlifestyleправилапродуктивностьработаспатьученыеэффективность

8828

Рекомендации